Приветствую вас, уважаемые читатели!

Сегодняшняя статья будет посвящена теме, которой, на мой взгляд, уделяется недостаточное внимание. Особенно это касается организаций, имеющих в своём составе солидный штат сотрудников. Но и для более мелких предприятий данная тема может быть весьма актуальной.

Речь пойдёт о таком процессе как автоматизация кадрового учёта. При современном объёме документооборота грамотный учёт работников является обязательным элементом деятельности предприятия, не зависимо от его масштабов. Требования к отчётности постоянно повышаются, а обработка имеющихся данных в ручном режиме занимает слишком много времени и может привести к ошибкам. Тут недосмотрели, там недосчитали… В итоге — наложение штрафных санкций и определённые сбои в работе предприятия.

А ведь мы живём в век технологий. Уже давно придуманы программы, позволяющие с успехом вести учёт кадров и значительно облегчающие работу бухгалтерам и владельцам организаций. Вопрос лишь состоит в том, как выбрать хорошее, работоспособное программное обеспечение. Не знаете, с чего начать? Сперва следует определиться с задачами, которые стоят перед кадровиками.

Возможности автоматизированного учёта персонала

Есть несколько возможностей автоматизировать кадровые процессы на предприятии. Бывает так, что организации перепробуют несколько вариантов, пока не остановятся на том, которое удовлетворяет их по всем параметрам. При этом они проходят следующие этапы:

  • Попытка вести полноценный кадровый учёт при помощи стандартного пакета программ Microsoft Office. Такой метод часто применяется в фирмах, имеющих небольшой кадровый состав. Чем всё это заканчивается? Либо провалом, либо приобретением специализированных программ. Сам Microsoft Office под данные задачи не заточен, поэтому с ним придётся помучиться.
  • Ведение учёта при помощи комплексных программ типа 1C, Парус, БЭСТ и иных. Изначально такие комплексы создавались как программы для ведения бухгалтерского учёта, и с этими задачами они справляются великолепно. Что касается блока по учёту кадров, то он появился у них гораздо позже. С его помощью решаются только основные проблемы, что порой не полностью удовлетворяет менеджеров по персоналу.
  • Специализированные программы по работе с персоналом. Являются наиболее качественным решением, поэтому рекомендовать буду исключительно их.

Изначально руководители фирм избегают приобретать специализированное программное обеспечение. Кто-то жалеет денег, кто-то вообще не знает об их существовании. Однако в конце концов они понимают, что с его помощью решается множество проблем, экономится время и значительно облегчается работа.

Какие задачи должна решать система по учёту персонала?

Большинство программ помогают решать следующие задачи:

  • учёт штатного расписания и хранение истории изменений в нём;
  • приказы о приёме, увольнении и переводе сотрудников;
  • формирование графика отпусков;
  • ведение учёта больничных листов;
  • ведение учёта аттестаций и обучения сотрудников;
  • расчёт списочного и среднесписочного состава;
  • печать форм Т-6 и Т-3;
  • печать отчётов по форме П4;
  • формирование и печать отчётности для предоставления в различные структуры, например, ПФР;
  • возможность пользоваться встроенными справочниками.

Но для кадровиков этого мало, так как современное кадровое делопроизводство требует комплексного подхода.

Как работает система Контур-Персонал?

Я уже долгое время пользуюсь сервисом «Контур.Эльба» для формирования и сдачи налоговой отчётности через Интернет. Так как я полностью удовлетворён работой, то решил изучить, какие ещё полезные вещи предлагает компания «Контур». Кто бы мог подумать, что у этих ребят есть всё, что нужно малому и среднему бизнесу. В том числе — программа по автоматизации кадров «Контур.Персонал».

Её плюс в том, что она изначально разрабатывалась для кадрового учёта, поэтому в ней тщательно проработана каждая мелочь и наиболее точно учтены все требования, которые возникают перед кадровиками. Также есть возможность выбрать наиболее подходящее отраслевое решение данной программы — для производственного предприятия, медицинского учреждения или государственной структуры.

«Контур.Персонал» позволяет детализировать работу каждого сотрудника в режиме онлайн.

  • При оформлении любого приказа немедленно появляются все изменения, касающиеся его трудовой деятельности –от табеля и условий труда до необходимости прохождения медосмотра.
  • Производится расчёт занятых ставок и свободных вакансий.
  • Корректно отражается информация об отпусках и больничных листах с автоматическим расчётом стажа, предоставления дополнительных отпусков, продление отпуска в связи с больничным и прочие «мелочи», которые занимают у кадровика большое количество времени.
  • Позволяют своевременно обрабатывать переработки и неявки сотрудников.
  • Позволяет получить информацию за любой период времени, на любую заданную дату, в том числе — проанализировать состояние предприятия по кадрам в «будущем».
  • Своевременно оповещает обо всех требованиях относительно как каждого сотрудника, так и любого подразделения – о планируемом отпуске или выходе на работу, о необходимости прохождения аттестации или медосмотра, о прекращении срока действия трудового договора или испытательного срока.
  • Загружает данные с электронной проходной.
  • Позволяет загружать и обрабатывать табели, созданные в формате Excel – это важно для предприятий, которые ведут учёт внутри подразделений.
  • Даёт возможность работать с территориально отдалёнными подразделениями.
  • Адаптирована для эффективной работы с любыми другими автоматизированными системами – например, 1С.
  • Даёт возможность простой и быстрой настройки под внутренние требования предприятия.

Другими словами, программа полноценно и детально позволяет вести автоматизированный учёт кадров, что выводит ее в разряд одной из лучших отечественных разработок в своей области.

Уважаемые читатели, если у вас есть опыт работы с Контуром, прошу вас оставить свой комментарий к этой статье. Также задавайте любые интересующие вас вопросы.

С уважением, автор блога Сергей Чесноков