Здравствуйте, уважаемые читатели! Сегодня практически каждая организация использует в своей работе Интернет. С помощью виртуальной сети осуществляется поиск поставщиков, общение с заказчиками, обмен файлами и т.д. Более того, ни одно крупное предприятие невозможно себе представить без веб-сайта.
Если у вашей компании его ещё нет, то предлагаю задуматься о его создании. Ведь в наше время это не прихоть, а необходимость.
Конечно, некоторые предприниматели успешно работают и без Интернета. Зайдите, к примеру, в ближайшую парикмахерскую и убедитесь в этом сами. Однако если речь идёт о средней или крупной организации, имеющей в штате сотрудников и совершающей большое количество сделок, то там без доступа в сеть просто никак.
Тем более странно, что в эпоху развития компьютерных и интернет-технологий многие компании до сих пор занимаются бумажной волокитой. Они «плодят» горы бумаг (договоры, накладные, доверенности и т.д.), а затем хранят эти бумаги в огромных шкафах, именуемых «архивами».
Давайте рассмотрим, как выстраивается бумажный документооборот между организациями, если они территориально находятся далеко друг от друга. Обычно это выглядит так: заключается договор, происходит обмен сканированными копиями, а затем оригиналы пересылаются по обычной почте. После завершения работы составляются закрывающие документы (акт оказанных услуг или счёт-фактура) и тоже пересылаются заказным письмо.
Вы сами знаете, как работает Почта, поэтому эти пересылки отнимают уйму времени. При этом тратятся ещё и средства, так как отправка каждого заказного письма стоит денег.
Можно ли как-то решить эту проблему? Да, решение есть – электронный документооборот с контрагентами. Те компании, которые уже используют такой способ взаимодействия с поставщиками и заказчиками, значительно повысили эффективность своей работы.
Внедрение электронного документооборота (ЭДО) даёт возможность организациям обмениваться бумагами практически мгновенно. При этом существенно экономится время (которое подчас бывает очень дорогим) и средства (минус расходы на бумагу и отправку корреспонденции).
Что такое электронный документооборот (ЭДО)?
Может показаться, что это понятие включает в себя лишь обмен документами при помощи Интернета. Однако электронный документооборот – это гораздо шире, чем вы думаете. Переход предприятия на ЭДО означает полное исключение бумажных носителей. В электронный вид переводятся не только документы, предназначенные для обмена с контрагентами, но и отчёты, архивы и прочая документация.
Преимущества внедрения электронного документооборота налицо:
- Экономия времени на поиск, изменение и обработку документов.
- Высвобождение пространства, ранее предназначенного для хранения кипы бумаг.
- Экономия на приобретении и обслуживании офисной техники (принтеров, сканеров).
- Более действенный контроль за документооборотом со стороны руководителя предприятия.
- Высокая степень защищённости документации от порчи.
- Возможность в любой момент сделать резервную копию базы данных.
- Быстрое взаимодействие с поставщиками, подрядчиками и заказчиками.
Как перейти на электронный документооборот?
Обязательным условием является наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП), с помощью которой осуществляется подписание электронных бумаг. Документы, подписанные КЭП, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Отдельно распечатывать и хранить бумажную копию не требуется.
После оформления КЭП необходимо подключиться к системе электронного документооборота. Она может быть установлена на компьютер в виде программы, а может представлять собой сервис, доступ к которому осуществляется через веб-браузер.
Также организации необходимо подготовить новый внутренний документ — положение об электронном документообороте, которое будет регламентировать правила и порядок работы с электронной документацией.
Какую систему ЭДО выбрать?
Существует множество систем ЭДО, каждая из которых имеет как свои плюсы, так и минусы. Выбирать нужно ту, которая подходит под задачи вашей организации.
В данной статье я порекомендую вам лишь один сервис, которым пользуюсь сам. Это – Контур.Диадок от компании СКБ Контур. Конечно, он может не подойти для ваших целей, поэтому рекомендую внимательно ознакомиться с его возможностями на официальном сайте.
Почему именно Диадок? Я уже несколько лет пользуюсь некоторыми сервисами Контура (в том числе и Диадоком) и за это время не нашёл ни одного повода сказать о них что-то нелестное. Всё работает как часы, техподдержка отличная, стоимость вполне приемлемая. Поэтому я на сто процентов уверен в качестве услуг и надёжности компании Контур.
Более подробно с функциями Диадока вы можете ознакомиться на сайте сервиса — ссылку на него я дал чуть выше. Дублировать информацию в этой статье не вижу смысла.
А ваша организация уже использует электронный документооборот или только планирует перейти на него? Быть может, вы вообще впервые слышите про это? Поделитесь своим опытом и расскажите, как в вашей организации осуществляется взаимодействие с контрагентами.
